Les instructions permanentes sont très pratiques.
Tu écris une fois : « réponds-moi en français », « fais des mails courts », « évite le jargon », « présente mes tableaux comme ça ».
Puis l’assistant garde cette préférence dans plusieurs outils.
Le 2 septembre, Google a étendu les instructions personnalisées de Gemini à davantage de surfaces Workspace, notamment Drive, Chat, Slides, Sheets et Gmail.
Pour le confort, c’est évident.
Mais il y a une frontière que je surveillerais : le moment où une préférence personnelle commence à remplacer une vraie règle de travail.
« Fais toujours comme ça » peut vouloir dire deux choses très différentes
Il y a des instructions sans enjeu collectif.
« Garde mes mails courts. » « Mets les dates au format français. » « Commence par les actions urgentes. »
Très bien.
Puis il y a des consignes d’un autre genre.
« Pour ce client, ne propose jamais ce transporteur. » « Au-delà de ce montant, demande une validation. » « Pour ce produit, utilise toujours cette marge. » « Ne considère pas une commande comme confirmée sans ce document. »
Là, on n’est plus dans la préférence.
On est dans la procédure métier.
Si cette règle vit uniquement dans les instructions personnelles d’une personne, elle devient invisible pour le reste de l’équipe.
Et le jour où quelqu’un d’autre fait la même tâche, le résultat change sans qu’on comprenne vraiment pourquoi.
Une bonne règle d’équipe doit avoir une maison
Je garderais les instructions permanentes pour ce qui personnalise la façon de travailler.
Le style. Le format. Quelques préférences de présentation.
Pour les vraies règles métier, je veux une source partagée.
Un document. Une procédure. Une base. Peu importe l’outil.
L’important est que quelqu’un puisse la lire, la corriger et savoir quand elle a changé.
Ensuite, l’IA peut très bien s’appuyer dessus.
Mais la règle ne doit pas exister uniquement parce que Paul l’a écrite une fois dans ses paramètres il y a six mois.
Et les instructions permanentes ne devraient pas devenir un coffre-fort improvisé pour des informations personnelles. Si on y place des données sur un client ou un salarié, les principes habituels du RGPD restent là : une finalité claire, seulement les données nécessaires, des accès maîtrisés et une durée de conservation adaptée. La CNIL rappelle notamment les principes de finalité et de minimisation.
Le problème arrive surtout quand le résultat reste plausible
Une instruction cachée ne provoque pas forcément une grosse erreur.
C’est plus vicieux.
Elle peut produire deux manières légèrement différentes de traiter le même dossier.
Deux commerciaux envoient des réponses différentes. Deux personnes calculent un seuil de façon différente. Un assistant applique une exception que personne d’autre ne connaît.
Comme les deux résultats semblent raisonnables, le problème peut durer longtemps.
On finit par discuter de l’IA alors que la vraie question est beaucoup plus ancienne : où vit la règle officielle ?
Les préférences doivent rester des préférences
Je trouve l’évolution vers des assistants plus personnalisés utile.
On perd moins de temps à répéter les mêmes consignes.
Mais plus l’outil se souvient, plus il faut distinguer clairement ce qui appartient à la personne et ce qui appartient à l’entreprise.
Une bonne question suffit souvent :
si je change de poste demain, cette instruction doit-elle me suivre, ou doit-elle rester avec le processus ?
Si elle doit rester avec le processus, elle mérite probablement mieux qu’une case de paramètres personnels.
L’IA rend les instructions permanentes très faciles.
À nous d’éviter qu’elles deviennent le tiroir où l’on range sans le vouloir les règles que toute l’équipe devrait connaître.
Sources
- Google Workspace Updates, 2 septembre 2026.
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